• Home
  • Server 2003/2008
  • Windows 7
  • Office
  • Linux
  • Sieci komputerowe
  • Wujek dobra rada
  • Mapa strony
  • Napisz
  • czcionka Zmniejsz czcionkę Zmniejsz czcionkę Powiększ czcionkę Powiększ czcionkę
  • Wydrukuj
  • Email
  • Dodaj komentarz
Word. Korespondencja seryjna
pikolo pikolo

Word. Korespondencja seryjna

09 maj 2014
Dział: Office
Czytany 22731 razy
Oceń ten artykuł
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
(3 głosów)

Ważne miejsce w działalności człowieka zajmuje korespondencja. Ktoś kto pracuje w biurze, sekretariacie dużą część swojej pracy poświęca na tworzenie wszelkiego rodzaju pism – listy, etykiety, zawiadomienia itd. By po części zautomatyzować tę pracę w edytorze tekstu Microsoft Word zawarto funkcję, która pomaga nam w prowadzeniu często żmudnych czynności związanych właśnie z obsługą tworzenia wszelkiej maści pism. Funkcja ta to korespondencja seryjna.

 

 

Korespondencja seryjnajestto taki sposób utworzenia jednolitego dokumentu, który będzie różnił się jedynie zawartością wybranych pól. Pola te będą automatycznie wypełniane przez program z zewnętrznej bazy danych. Czyli mówiąc prościej zadaniem korespondencji seryjnej jest utworzenie dokumentu np. informacja o zmianie adresu firmy w której to informacji, treść zawiadomienia będzie taka sama, niezmienna lecz zmianie będzie ulegał jej odbiorca. Technika ta przyśpiesza nam utworzenie jednolitych dokumentów eliminując proces ręcznego redagowania każdego listu z osobna.

Tworzenie korespondencji seryjnej rozpoczynamy od utworzenia dokumentu źródłowego z tekstem zawiadomienia oraz wstawieniem do niego pól odpowiadających zmienianym informacją np. imię, nazwisko, adres pocztowy itd. Po wykonaniu tych wszystkich czynności ostatnim etapem będzie połączenie utworzonego dokumentu z informacjami zawartymi w bazie danych. Po połączeniu powstanie seria dokumentów, w których pole "imię" zostanie wypełnione imionami z bazy, pole "nazwisko" nazwiskami z bazy itd. Seria tak utworzonych dokumentów może zostać wydrukowana i wysłana jako tradycyjny list bądź załącznik emaila.

OK no to przechodzimy do ćwiczenia na bazie którego omówimy sobie wszystkie etapy tworzenia korespondencji seryjnej. Zakładamy, że musimy wysłać list o identycznej treści do 10 różnych odbiorców (choć nic nie stoi na przeszkodzie by tych odbiorców było więcej). Naszym zadaniem jest utworzenie zawiadomienia o zmianie adresu oraz numeru telefonu firmy

W pierwszej kolejności tworzymy nasz wzorcowy dokument z treścią, która będzie przeznaczona dla wszystkich osób. Treść zawiadomienia może być np. taka jak poniżej.

 

W związku ze zmianą lokalizacji firmy, zmianie uległ jej dotychczasowy adres. Nowy adres siedziby firmy to: ul. Kwiatowa 15, Nowy Targ 32-232. Zmianie uległ również telefon, nowy numer telefonu: (032) 435267123

Za powstałe utrudnienia przepraszamy.

Z wyrazami szacunku, prezes zarządu Jan Kowalski

 

Czyli nasze źródłowe zawiadomienie, mogło by wyglądać tak jak na rysunku poniżej.

 

image1

Pogrubione pola będą pobierane z zewnętrznej bazy i wstawiane do dokumentu.

Bazą danych może być np. plik Excela bądź Accessa. W naszym przykładzie wykorzystamy plik Excela w którym będą wprowadzone wszystkie potrzebne dane. Nasz przykładowy arkusz może mieć następującą postać:

 

image2

 

Ważne jest aby poszczególne kolumny były nazwane czyli miały wpisany nagłówek.

Gdy już mamy wszystko przygotowane przechodzimy do naszego dokumentu wzorcowego, i z wstążki wybieramy Korespondencja. Następnie klikamy na pole Wybierz adresatów i z rozwijanego pola opcję Użyj istniejącej listy.

 

image3

 

Kolejnym krokiem jest wskazanie pliku Excela w którym znajdują się dane odbiorców zawiadomienia.

 

image4

 

W pojawiającym się oknie określamy arkusz w którym znajdują dane oraz zaznaczamy opcję Pierwszy wiersz danych zawiera nagłówki kolumn.

 image5

Po zaimportowaniu danych z arkusza możemy sprawdzić czy cały proces przebiegł poprawnie. W tym celu wybieramy Edytuj listę adresatów. W nowo otwartym oknie możemy dodatkowo wybrać odbiorców zawiadomienia, dokonać sortowania (uszeregowania według danego kryterium) czy filtrowania (wybranie rekordów spełniających dane kryterium np. tylko odbiorcy z Warszawy).

 

image6

 

W przypadku nie posiadania bazy korespondencji stosowną listę możemy utworzyć sami. W tym celu wybieramy Wybierz adresatów i z rozwijanej listy Wpisz nową listę.

 

image7 

Wybór odpowiednich kolumn dokonujemy poprzez Dostosuj kolumny natomiast dodanie kolejnej pozycji poprzez Nowa pozycja.

Gdy już mamy stworzoną listę adresatów kolejnym krokiem jest wstawienie pól, które będą łączyć nasz dokument wzorcowy z bazą. W tym celu powracamy do naszego dokumentu.

Po wybraniu Wstaw pola korespondencji seryjnej wybieramy interesujące nas pola i wstawiamy je do dokumentu.

 

image8

 

Po wstawieniu pól nasz dokument powinien wyglądać tak jak poniżej.

 

image9

Wstawione pola formatujemy jak zwykły tekst.

Po wykonaniu przedstawionych operacji możemy zweryfikować jak będzie wyglądał dokument, w tym celu klikamy na Podgląd wyników. By zobaczyć jak poszczególne rekordy będą wstawiane używamy strzałek.

 

image10

 

Gdyby z jakiś powodów dane były wstawiane błędnie np. zamiast Imienia widniało Nazwisko, sprawdź opcję Dopasuj pola.

 

image11

 

Ostatnim etapem jest utworzenie wszystkich dokumentów, które będą zaadresowane do poszczególnych odbiorców. By wykonać to zadanie wybierz Zakończ i scal.

 

image12

Po wybraniu z rozwijanej listy Edytuj poszczególne dokumenty, zostanie utworzonych 10 dokumentów (bo tyle mieliśmy rekordów), po jednym dla każdego adresata. Bądź w nowo otwartym oknie będziemy mogli sami określić zakres tworzonych dokumentów.

 image13

 

Po skończonym procesie, będzie możliwa również edycja utworzonych zawiadomień.

 image14

 

To, że korespondencja seryjna jest naprawdę przydatna i w dość znaczący sposób ułatwia i przyśpiesza tworzenie dokumentów niech posłuży poniższy przykład.

Kiedyś zostałem poproszony aby zautomatyzować proces tworzenia świadectw szkolnych. Na naszym rynku jako tako nie było jeszcze programów, które by tę funkcję spełniały a jak już były to praca z nimi nie była komfortowa. Dlatego też przyszedł mi do głowy pomysł (z nieznaczną pomocą żony – Dzięki kochanie!!!) czy by do tego celu nie użyć właśnie korespondencji seryjnej.

Przyznam, że najwięcej pracy było z utworzeniem dokumentu wzorcowego czyli szablonu świadectwa i z takim poustawianiem wszystkich elementów by wydruk zmieścił się w ramach gilosza (czyste świadectwo z nadrukiem tła). Po kilku godzinach udało się uzyskać szablon wolny od błędów (a raczej dwa szablony, gdyż nadruk należało wykonać z dwóch stron).

Efekt przedstawiam poniżej.

 

image15 

 

image16

 

Zaznaczone pola są polami korespondencji seryjnej, które pobierane są z zewnętrznej bazy tym razem jako źródło danych posłużył plik Accessa. Plik ten zawierał wszystkie potrzebne dane pozwalające spersonalizować świadectwo czyli imię, nazwisko miejsce urodzenia itd. no i oczywiście oceny z poszczególnych przedmiotów.

 

image17

 

Efektem użycia korespondencji seryjnej jest wygenerowanie świadectw dla wszystkich osób znajdujących się w bazie.

 

image18

 

I ostatnia kwestia na którą należy zwrócić uwagę, to użycie Reguł.

Poniżej na rysunku sytuacja w której na świadectwie w zależności od płci należało dokończyć człon urodzon oraz człon ukończył. Przy generowaniu dokumentu dla kobiet człon przyjmuje postać urodzona oraz ukończyła natomiast dla mężczyzn urodzony oraz ukończył -.

 

image19

 

Takie zróżnicowanie możemy wykonać za pomocą zbudowania reguły. Reguły wstawiamy przechodząc na kartę Korespondencja ikona Reguły. W tym przypadku w pliku źródłowym zawierającym dane było zawarte pole płeć i na bazie tego została zbudowana reguła Jeśli…to…inaczej…. Mężczyźni byli zaznaczeni jako m zaś kobiety jako k. Dlatego w członie urodzon na końcu zostało zawarta reguła, która sprawdza czy w bazie wystąpiła litera m i tym samym wstawiając y tworząc słowo urodzony, jeśli zaś warunek się nie zgadzał zostało wstawione a tworząc słowo urodzona. Analogiczna sytuacja wystąpiła w członie ukończył.

 

image20

 

Ps. Oczywiście wszystkie użyte dane są danymi fikcyjnymi.

Ostatnio zmieniany piątek, 18 grudzień 2015 10:19
Etykiety
  • WORD
  • bazy danych
  • ACCESS
  • korespondencja seryjna
  • filtrowanie
  • MSOffice

Artykuły powiązane

  • Excel w zadaniach. Funkcje tekstowe i wyszukujące.
  • Jak usunąć puste komórki?
  • Excel w zadaniach. Tworzenie i modyfikacja wykresów.
  • Bezstresowa prezentacja.
  • Eksport plików obrazów z dokumentów pakietu MSOffice oraz LibreOffice.
Więcej w tej kategorii: « Excel w zadaniach. Sortowanie, losowanie, zliczanie oraz nazywanie. Excel w zadaniach. Adresacja bezwzględna »

Dodaj komentarz



Odśwież

Wyślij
Skasuj
JComments
Powrót na górę

Wujek dobra rada

Szybkie pytania i szybkie odpowiedzi czyli garść porad do wykorzystania w codziennej pracy z komputerem.

  • Jak utworzyć RAMdysk w systemie Windows? Jak utworzyć RAMdysk w systemie Windows?

    RAMdysk jest wydzieloną częścią pamięci, która w systemie operacyjnym jest widziana jak kolejny dysk/partycja. Praca z tak wydzielona przestrzenią pamięci odbywa się jak z normalnym dyskiem. Dostępne są wszystkie operacje związane z plikami.  

    Napisano poniedziałek, 04 grudzień 2017 21:44
  • Bezpieczny pendrive Bezpieczny pendrive

    Jak zabezpieczyć nasze dane w sytuacji utraty pendiva/karty pamięci.

    Napisano czwartek, 29 czerwiec 2017 12:00
  • Wyszukiwanie plików w systemie Windows Wyszukiwanie plików w systemie Windows

    Krótki opis jak wyszukać pliki przy wykorzystaniu Eksploratora plików.

    Napisano sobota, 17 czerwiec 2017 20:31
  • Diagnostyka pamięci RAM Diagnostyka pamięci RAM

    Jak zdiagnozować uszkodzenie modułu pamięci RAM

    Napisano wtorek, 16 maj 2017 12:39
  • Konwersja maszyny fizycznej na wirtualną (odsłona druga). Konwersja maszyny fizycznej na wirtualną (odsłona druga).

    W poprzednim wpisie (Konwersja maszyny fizycznej na wirtualną) opisałem konwersję maszyny fizycznej do wirtualnej, efektem Naszych działań było przeniesienie systemu działającego na fizycznym hoście do środowiska opartego o oprogramowanie Vmware. Zaś w tym wpisie wykonamy podobne działanie lecz efektem będzie uzyskanie maszyny działającej w VirtualBox.

    Napisano czwartek, 04 maj 2017 11:53
Czytaj więcej...

Najczęściej komentowane

  • Jak wyznaczyć broadcast, adres sieci i liczbę hostów? (+19)
  • Instalacja Windows XP/Vista/7 z pendriv'a. (+12)
  • Dostęp zdalny oraz prawa użytkownika w urządzeniach CISCO (+12)
  • Co w sieci siedzi. Protokół DNS. (+10)
  • Windows i Linux w jednej stali sieci. (+8)

Najnowsze komentarze

  • Dzak 07.09.2020 17:32
    Witam. Nie rozumiem dlaczego zamiast podziału na podsieci nie możemy po prostu ustanowić 7 lokalnych ...
     
  • fgm 03.09.2020 06:47
    jak nie pamietam daty rozszezenia i dokladnej nazwy tylko podobna to jak wyszukac taki plik lub wiele ...
     
  • Andrzej 13.08.2020 07:26
    Usunięcie x z /etc/passwd uważam za niebezpieczne rozwiązanie. Ponieważ po takiej operacji i ustawieniu ...
     
  • Andrzej 13.08.2020 07:15
    To zdanie Utworzenie użytkownika w ten sposób powoduje wyłączenie konta poprzez wstawienie znaku x w ...
     
  • goodbye world 01.07.2020 10:20
    Będą jakieś nowe wpisy?

Ostatnio komentowane

  • Słów kilka o adresacji sieci. (3)
  • Wyszukiwanie plików w systemie Windows (1)
  • Dogadać się z Linuksem. Zarządzanie kontem użytkownika. (3)
  • Yubico czyli jak chronić dostęp do naszych kont (6)
  • Atak na warstwę 2 modelu ISO/OSI - preludium (4)

Popularne tagi

80211 Active Directory arkusz kalkulacyjny CISCO cmd DHCP domena EXCEL filtrowanie formuła FTP funkcja GPO grupy jednostka organizacyjna JEŻELI kontroler LibreOffice Linux MSOffice panel sterowania PowerShell przełącznik rejestr Router Serwer SUMA switch TCP trunk Ubuntu UDP usługi VirtualBox VLAN warstwa 2 warstwa 3 warstwa sieciowa warstwa łącza danych wifi Windows wirtualizacja WORD zakres ŚREDNIA

UWAGA! Ten serwis używa cookies

Brak zmiany ustawienia przeglądarki oznacza zgodę na to.

Zrozumiałem

Created by: clivio.pl

Copyright © Created by: 2022 All rights reserved. Custom Design by Youjoomla.com
Home